Politique de confidentialité

Responsable de la protection des renseignements personnels

Nivara Services Résidentiels est responsable des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, communique et conserve dans le cadre de ses activités commerciales. Vous pouvez communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées ci-dessous, pour toute question, demande ou plainte concernant la protection de vos renseignements personnels.

Quels renseignements personnels recueillons-nous?

Selon la façon dont vous interagissez avec nous, nous pouvons recueillir :

• votre nom;
• votre adresse courriel;
• votre numéro de téléphone;
• les renseignements contenus dans une demande ou un message que vous nous transmettez;
• les renseignements nécessaires pour préparer une soumission, planifier des services et gérer notre relation avec vous;
• les renseignements contenus dans nos communications avec vous;
• les renseignements liés aux services que nous vous fournissons;
• certains renseignements techniques liés à votre utilisation de notre site Web, notamment des renseignements sur votre navigateur, votre appareil et votre réseau;
• les renseignements liés à votre utilisation de notre site Web lorsque les technologies d’analyse sont activées; et
• les renseignements que vous fournissez au moyen de nos plateformes de gestion de la clientèle et des services.

Nous limitons les renseignements personnels recueillis à ceux qui sont nécessaires aux fins décrites dans la présente politique. Veuillez ne pas transmettre de renseignements personnels sensibles au moyen de notre formulaire général de contact, à moins que nous vous demandions expressément de le faire.

Comment recueillons-nous les renseignements personnels?

Nous pouvons recueillir des renseignements personnels :

• directement auprès de vous lorsque vous utilisez notre formulaire de contact;
• lorsque vous communiquez avec nous par courriel, téléphone, message texte ou tout autre moyen;
• lorsque vous demandez une soumission ou nos services;
• lorsque vous utilisez notre portail client ou d’autres systèmes liés à nos services;
• au moyen de technologies utilisées pour exploiter, sécuriser et analyser notre site Web; et
• lorsque des renseignements nous sont transmis dans le cadre d’un service que nous vous fournissons.

Lorsque nous recueillons directement des renseignements personnels auprès de vous, nous vous informons des fins de la collecte ainsi que, lorsque cela s’applique, des tiers ou catégories de tiers auxquels les renseignements peuvent être communiqués.

Pourquoi recueillons-nous et utilisons-nous vos renseignements?

Nous pouvons recueillir, utiliser et communiquer des renseignements personnels pour les fins suivantes.

Répondre aux demandes

Nous utilisons les renseignements transmis au moyen de notre formulaire de contact afin de répondre à votre demande, de communiquer avec vous au sujet de celle-ci, d’obtenir des renseignements supplémentaires lorsque nécessaire et de déterminer comment nous pouvons vous aider.

Soumissions et services demandés

Nous pouvons utiliser vos renseignements pour préparer des soumissions, planifier des rendez-vous, fournir les services demandés, communiquer avec vous au sujet des travaux et gérer notre relation avec vous.

Gestion de la clientèle et de l’entreprise

Nous pouvons utiliser les renseignements pour tenir des dossiers concernant nos clients et prospects, gérer les rendez-vous, soumissions, travaux, factures et paiements, conserver les dossiers commerciaux appropriés et administrer notre relation avec vous.

Communications

Nous pouvons communiquer avec vous au sujet d’une demande, d’une soumission, d’un rendez-vous, d’un projet, d’une facture, d’un paiement, d’un service ou de toute autre question liée à votre relation commerciale avec Nivara.

Sécurité du site Web

Nous pouvons traiter certains renseignements techniques, notamment des adresses IP et des renseignements sur le navigateur ou l’appareil, lorsque cela est nécessaire pour protéger notre site Web et prévenir les abus, la fraude ou les attaques automatisées.

Analyse du site Web

Lorsque vous avez activé ou autorisé les technologies d’analyse applicables, nous pouvons utiliser des renseignements analytiques afin de comprendre comment les visiteurs utilisent notre site Web, d’en mesurer la performance et d’améliorer notre site et nos services.

Marketing

Nous pouvons envoyer des communications électroniques promotionnelles lorsque nous avons obtenu le consentement requis ou lorsque toute autre base légale applicable nous permet de le faire. Vous pouvez retirer votre consentement aux communications marketing en tout temps au moyen du mécanisme de désabonnement prévu dans le message ou en communiquant avec nous.

Renseignements transmis au moyen du formulaire de contact

Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, les renseignements que vous fournissez sont transmis à Nivara afin que nous puissions répondre à votre demande.

Le formulaire de contact ne crée pas de copie permanente de votre message dans une base de données ou un espace de stockage d’objets du site Web de Nivara. La demande est traitée par notre infrastructure informatique sans serveur et transmise à notre fournisseur de livraison de courriels.

Notre infrastructure applicative principale est hébergée au Canada. Des journaux techniques temporaires peuvent être conservés pendant une période limitée à des fins de sécurité, de dépannage et d’exploitation. Notre application est configurée de façon à ne pas enregistrer le contenu des champs du formulaire dans les journaux.

Si votre demande mène à une relation avec un client ou un prospect, nous pouvons inscrire les renseignements pertinents dans notre système de gestion de la clientèle.

Fournisseurs de services et tiers

Nous utilisons certains fournisseurs de services tiers pour exploiter notre site Web et notre entreprise. Selon le service concerné, des renseignements personnels peuvent être communiqués aux fournisseurs suivants :

Amazon Web Services

Nous utilisons Amazon Web Services pour l’hébergement, le traitement de notre application sans serveur, le stockage, la sécurité et d’autres éléments de notre infrastructure. Notre infrastructure applicative principale est déployée au Canada. Certains services AWS ou éléments d’infrastructure connexes peuvent fonctionner à l’échelle mondiale conformément à la documentation et aux conditions applicables d’AWS.

SendGrid

Nous utilisons SendGrid pour livrer les courriels générés par notre site Web, notamment les communications liées aux demandes transmises au moyen du formulaire de contact. Les renseignements transmis au moyen du formulaire peuvent donc être communiqués à SendGrid afin de permettre la livraison du courriel demandé. SendGrid est un service exploité à l’extérieur du Québec.

Cloudflare

Nous utilisons des services de Cloudflare, notamment Turnstile, afin de protéger notre site Web et notre formulaire de contact contre les abus automatisés et les activités malveillantes. Cloudflare peut traiter certains renseignements techniques, comme l’adresse IP et certains signaux liés au navigateur ou à l’appareil, à des fins de sécurité et de vérification.

Sentry (surveillance des erreurs)

Nous utilisons Sentry, un service de surveillance des erreurs, afin de détecter et de diagnostiquer les problèmes techniques de notre site Web et de nos systèmes serveur. Sentry peut recevoir des renseignements techniques de diagnostic, tels que des messages d’erreur, des traces d’exécution (stack traces), la page ou la fonctionnalité concernée, ainsi que des renseignements sur le navigateur ou l’appareil. Nous prenons des mesures pour empêcher que les renseignements transmis au moyen de notre formulaire de contact (comme votre nom, votre adresse courriel, votre numéro de téléphone ou votre message) soient inclus dans ces renseignements de diagnostic. Comme ce service soutient la sécurité et le bon fonctionnement de notre site Web plutôt que l’analyse ou le marketing, il fonctionne indépendamment de la préférence relative aux témoins d’analyse décrite ci-dessous.

Google

Nous pouvons utiliser des services Google pour analyser l’utilisation de notre site Web et afficher des avis publics de clients. Lorsque les technologies d’analyse sont activées, Google peut recevoir des renseignements techniques et des renseignements liés à votre utilisation de notre site Web. Notre site Web peut également récupérer des renseignements publics provenant d’avis Google et les afficher sur notre site.

Housecall Pro

Nous utilisons Housecall Pro pour gérer les renseignements concernant les clients et les prospects, les soumissions, les rendez-vous, les travaux, les factures, les communications et les activités connexes. Si vous utilisez le portail client de Nivara, vous pouvez être redirigé vers un service exploité par Housecall Pro. Les renseignements traités au moyen de ce service sont également assujettis aux pratiques de confidentialité de Housecall Pro.

Renseignements communiqués à l’extérieur du Québec

Certains de nos fournisseurs de services exercent leurs activités ou traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans d’autres territoires. Par exemple, des renseignements peuvent être communiqués à l’extérieur du Québec lorsque nous utilisons des services comme SendGrid, Google, Cloudflare ou Housecall Pro.

Avant de communiquer des renseignements personnels à l’extérieur du Québec, Nivara évalue les risques applicables en matière de protection des renseignements personnels et les mesures de protection offertes par le destinataire, conformément aux exigences de la législation québécoise applicable.

Les renseignements communiqués à l’extérieur du Québec peuvent être assujettis aux lois du territoire où ils sont traités et peuvent, lorsque la loi le permet, être accessibles aux autorités de ce territoire.

Témoins de connexion et technologies similaires

Notre site Web peut utiliser des témoins de connexion (« cookies ») et des technologies similaires. Certaines technologies peuvent être nécessaires au fonctionnement, à la sécurité et aux fonctionnalités du site Web. Nous pouvons également utiliser des technologies d’analyse, comme Google Analytics, afin de comprendre l’utilisation du site Web et d’améliorer nos services.

Lorsque cela s’applique, les technologies d’analyse sont contrôlées au moyen des paramètres de confidentialité ou de consentement de notre site Web. Vous pouvez utiliser ces paramètres pour contrôler l’activation des technologies d’analyse facultatives.

Paramètres de confidentialité et d’analyse

Lorsque des technologies d’analyse facultatives sont offertes, notre site Web est conçu de manière à permettre aux visiteurs de faire leurs choix en matière de confidentialité avant l’activation de ces technologies facultatives.

Vous pouvez modifier vos préférences lorsque notre site Web offre un mécanisme permettant de gérer les préférences de confidentialité ou les témoins. La désactivation des technologies d’analyse facultatives ne devrait pas vous empêcher d’utiliser notre formulaire de demande de service ou les fonctions essentielles de notre site Web.

Communications marketing

Nivara distingue les communications nécessaires pour répondre à une demande ou fournir un service des communications promotionnelles. Si vous transmettez une demande, nous pouvons communiquer avec vous au sujet de cette demande, d’une soumission demandée ou d’un service demandé.

Lorsque la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP) l’exige, nous obtenons votre consentement avant d’envoyer des messages électroniques commerciaux à des fins promotionnelles. Lorsque vous avez donné votre consentement exprès à recevoir des communications marketing, vous pouvez le retirer en tout temps.

Chaque message électronique commercial promotionnel envoyé par Nivara contiendra les renseignements d’identification et le mécanisme de désabonnement requis par la loi applicable.

Consentement

Lorsque la loi exige un consentement, Nivara l’obtient conformément aux exigences applicables. Vous pouvez retirer votre consentement sous réserve des restrictions légales ou contractuelles applicables et d’un délai raisonnable. Le retrait du consentement n’a pas d’effet sur la légalité des traitements effectués avant son retrait.

Certaines utilisations ou communications de renseignements personnels peuvent être permises ou exigées par la loi sans consentement.

Accès et rectification

Vous pouvez demander l’accès aux renseignements personnels que Nivara détient à votre sujet et demander la rectification de renseignements inexacts ou incomplets, sous réserve des exceptions prévues par la loi. Les demandes doivent être adressées à notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées à la section 18 ci-dessous. Nous pouvons devoir vérifier votre identité avant de donner suite à une demande.

Conservation des renseignements personnels

Nous conservons les renseignements personnels uniquement pendant la période raisonnablement nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, pour fournir nos services, conserver les dossiers commerciaux appropriés, respecter nos obligations légales, régler les différends et protéger nos intérêts commerciaux légitimes. Différentes catégories de renseignements peuvent donc être conservées pendant des périodes différentes.

Lorsque les renseignements personnels ne sont plus nécessaires, nous prenons des mesures raisonnables pour les détruire, les supprimer ou les anonymiser de façon sécuritaire, sous réserve des exigences légales ou des besoins légitimes de conservation de dossiers.

Sécurité

Nivara met en place des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables et adaptées à la sensibilité, à la quantité et à l’utilisation des renseignements personnels que nous traitons. Ces mesures peuvent notamment comprendre :

• des contrôles d’accès;
• des mesures d’authentification et de sécurité des comptes;
• le chiffrement lorsque cela est approprié;
• la limitation de l’accès aux renseignements des clients;
• une infrastructure infonuagique sécurisée;
• la surveillance et la journalisation;
• une conservation limitée des journaux techniques;
• les mesures de sécurité de nos fournisseurs de services; et
• des procédures de réponse aux incidents de confidentialité.

Aucune méthode de transmission ou de stockage n’est totalement exempte de risques.

Incidents de confidentialité

Si Nivara prend connaissance d’un incident touchant des renseignements personnels, nous prenons des mesures raisonnables pour contenir l’incident, réduire les risques de préjudice, déterminer ce qui s’est produit et prévenir sa répétition.

Lorsque la loi applicable l’exige, nous aviserons la Commission d’accès à l’information du Québec et les personnes concernées lorsqu’un incident présente un risque qu’un préjudice sérieux soit causé.

Plaintes

Si vous avez des préoccupations concernant la façon dont Nivara traite vos renseignements personnels, nous vous invitons d’abord à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées à la section 18 ci-dessous. Nous examinerons et traiterons les plaintes relatives à la protection des renseignements personnels conformément à la loi applicable.

Vous pouvez également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec si vous n’êtes pas satisfait du traitement de votre plainte.

Modifications à la présente politique

Nous pouvons modifier la présente politique de confidentialité afin de tenir compte de changements à nos pratiques, à nos technologies, à nos services ou aux exigences légales. Lorsque nous apportons des modifications importantes, nous fournirons un avis de la manière appropriée. La date d’entrée en vigueur indiquée au début de la présente politique indique la date de sa dernière mise à jour.

Coordonnées

Pour toute question, demande ou préoccupation concernant la présente politique ou vos renseignements personnels, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels aux coordonnées ci-dessous.